시간이 흐르고 새로운 프로그램들도 개발됨에 따라 업무적인 환경도 많이 개선되고 변화하고 있습니다. 회사에선 혁신, DX를 외치며 업무에서도 기존의 틀을 깨어서 나쁜 것들은 버리거나 개선하면서 좀 더 빠르고 나은 방향으로 나아가기 위해 시스템적인 환경들도 많이 개선이 일어나고 있습니다. 여러 프로그램들과 도구들 가운데 요즘 일잘러들은 다 사용한다는 노션(Notion)을 소개해 볼까 합니다.
노션이란
노션은 각종 문서, 프로젝트 관리, 데이트베이스 관리, 수많은 지식들과 메모들을 정리하여 통합해서 관리할 수 있는 프로그램 도구(Tool)라 할수 있습니다. 파일을 수정하는 순간 실시간으로 동기화 되어 함께 파일을 공유하고 있는 동료들과 작업이 가능하고 파일내 페이지 안에 또다른 페이지를 넣을수 있어 주제별, 대단위별로 묶어서 데이타를 정리할 수 있어 유용합니다.
노션의 장점:
- 다양한 기능과 유연성 : 노션은 다양한 기능을 제공하며, 사용자는 워크스페이스를 자유롭게 구성할 수 있습니다. 텍스트, 체크리스트, 테이블, 캘린더 등 다양한 형식의 콘텐츠를 하나의 문서 내에서 효율적으로 관리할 수 있습니다.
- 실시간 협업과 공유 : 노션의 가장 큰 장점인 실시간으로 문서를 공유하고 편집할 수 있는 기능을 제공하여, 팀 프로젝트나 업무 협업에 매우 유용합니다. 여러 사용자가 동시에 작업하며 변경 사항을 실시간으로 반영할 수 있어 효율적인 협업을 가능하게 합니다.
- 강력한 검색 기능 : 노션은 키워드를 사용하여 문서를 검색할 수 있는 강력한 검색 기능을 제공합니다. 대용량의 문서도 빠르게 검색하여 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. - 모바일 앱의 편리함 : 노션은 모바일 앱을 통해 언제 어디서든 문서에 접근하고 편집할 수 있는 편리함을 제공합니다.
노션의 단점
- 러닝 커브 : 노션은 다양한 기능과 유연성을 제공하기 때문에 처음 사용자에게는 익숙해지기까지 시간이 걸릴 수 있습니다. 기능의 다양성과 유연성을 제대로 활용하기 위해서는 사용자가 노션을 깊게 이해하고 익숙해져야 합니다.
- 가격 : 노션은 기본적으로 무료로 사용할 수 있지만, 고급 기능을 사용하려면 추가 비용이 발생할 수 있습니다.
- 데이터 보안과 개인 정보 보호 : 노션은 클라우드 기반 서비스이기 때문에 데이터 보안과 개인 정보 보호에 대한 우려가 있을 수 있습니다. 민감한 정보나 기밀 문서를 저장할 때에는 보안에 특별히 주의해야 합니다.
제가 사용하고 있는 노션의 가장 큰 장점이라 함은 사용자에 따라 여러가지 장점이 있겠지만 수많은 데이타 속에서 1년 중 꼭 놓치지 말아야 할 스케줄별 일정들을 관리할 수 있다는 것입니다. 일정 시간별 알람 설정이 가능해서 해당 일정에 알림을 설정해 놓으면 그 일정이 도달했을때 이메일로 알림 메일을 주기도 하고 노션 페이지에서도 알림을 해주어 중요한 이벤트나 행사 일정을 놓치지 않고 관리가 가능하다는 것입니다. 매주 매달 새로운 일정을 등록하고 리마인더 기능으로 알림을 받을수 있어 관리가 가능하게 됩니다.
인사관리 업무에서 본다면 년간 단위로 갱신계약을 해주어야 하는 계약직 인력 관리, 파견직 인력 관리가 가능해 집니다. 이전엔 폰에 매년 스케줄 알람을 설정해 두거나 엑셀로 별도로 관리하였는데 그렇게 해도 한번씩 놓치는 경우가 발생하게 됩니다. 절대 놓쳐선 안되는 일정들을 등록해두고 리마인더 알림 설정까지 해두면 해당 일정 이전이나 당일에 알림 설정을 메일로도 받을수 있어 유용합니다. 템플릿도 다양해서 여러 사용자가 만들어 놓은 템플릿을 가져와서 사용할 수도 있고 본인의 필요에 따라 수정하거나 새롭게 만들어서 사용할 수 있는게 가장 큰 장점이 아닐까 생각합니다.
노션AI 사용
노션내 AI의 도움을 받을수 있는 것 또한 도움이 많이 됩니다. 페이지 내에서 스페이스 키를 누르면 활성화 되고 무엇이든 물어보면 됩니다. 노션의 AI 기능은 텍스트 인식, 자동 완성, 작업 추천 등 다양한 기능을 제공하여 작업의 효율성을 높여주고 AI 기능을 활용하여 작업을 자동화하고, 효율적인 정보 관리를 할 수 있습니다.
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